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KI-Telefonassistent im Handwerk

Du stehst auf dem Dach, auf der Baustelle oder unter dem Waschbecken, und das Telefon klingelt. Ein KI-Telefonassistent geht ran, wenn du und dein Team gerade nicht können. Hier siehst du, wie Handwerksbetriebe das tatsächlich machen: 8 Praxisfälle, jeder mit Quelle. Aktualisiert am 19.10.2026. Zu den Praxisfällen ↓

Was ist ein KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe annimmt, versteht, was der Anrufer will, und das Gespräch selbst führt. Anders als ein Anrufbeantworter stellt er Rückfragen und nimmt das Anliegen geordnet auf. Danach landen die Infos bei dir, zum Beispiel per E-Mail oder als Nachricht aufs Handy. Was er beantworten darf und wann er an einen Menschen übergibt, legst du selbst fest.

Was die KI in den Praxisfällen übernimmt

  • Anrufe rund um die Uhr annehmen, das Anliegen erfassen und häufige Fragen beantworten: beim Berliner SHK-Betrieb Krone GT bei täglich mehr als 400 Anrufen (Fall Krone GT).
  • Rückfragen stellen, Kundendaten abgleichen und an die zuständige Person weiterleiten, etwa für Heizungswartung, Badsanierung oder Notdienst: der Voice-Bot „Paul“ der Hans Schramm GmbH (Fall Schramm).
  • Die Störung Schritt für Schritt abfragen, auch per WhatsApp, und erste Maßnahmen nennen, etwa den Hauptwasserhahn abzustellen: die KI-Voicemail bei Pucher Haustechnik (Fall Pucher).
  • Einspringen, wenn es mehr als dreimal klingelt oder alle Leitungen belegt sind, und Notfälle an die Notdienstnummer weiterleiten: Corona Solar mit „Petra“ (Fall Corona Solar).
  • Standardfragen nach Öffnungs- und Lieferzeiten beantworten: Möbelhaus & Schreinerei Müller (Fall Schreinerei Müller).
  • Nachfragen und die Infos aufs Handy des Chefs schicken: Malerbetrieb Laszlo Bekö mit „Petra“ (Fall Malerbetrieb Bekö).
  • Fachbegriffe wie „Firstziegel“ oder „Dachrinne“ verstehen, während der Chef auf dem Dach steht: Dachdecker Janos Varga (Fall Varga).

Was das dem Betrieb bringt – laut Quellen

  • Laut Laszlo Bekö läuft seit dem Einsatz kein Anruf mehr ins Leere (Quelle im Fall).
  • Bei Corona Solar haben die Kolleginnen in der Zentrale mehr Zeit für das einzelne Gespräch (Fall).
  • Bei Pucher Haustechnik ist die Chefin beim Rückruf schon gut informiert und kann die Mitarbeiter mit dem richtigen Material losschicken (Fall).
  • Die Case Study des Anbieters fonio.ai nennt für die Schreinerei Müller 30–60 Minuten pro Tag und Person (Fall).
  • Für die übrigen Fälle nennen die Quellen keine Zeitersparnis, deshalb nennen wir auch keine.

Worauf du achten solltest

Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Bei Fragen zum Datenschutz hilft dir der Anbieter, deine Handwerkskammer oder eine Datenschutzberatung.

  • Sag offen, dass eine KI spricht. Bei der Hans Schramm GmbH erfahren Anrufer laut Quelle, dass sie mit einer KI sprechen.
  • Leg die Übergabe an Menschen fest. Bestimme, bei welchen Anliegen sofort ein Mensch übernimmt, zum Beispiel bei Notfällen, Reklamationen oder allem Unklaren. Bei Krone GT gehen kompliziertere Fälle an einen Kollegen, bei Corona Solar gehen Notfälle an die Notdienstnummer.
  • Datenschutz: Am Telefon werden Namen, Nummern, Adressen und Anliegen erfasst. Frag den Anbieter, wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden, schließ einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab und ergänze deine Datenschutzerklärung. Kläre vorher, ob und wie Gespräche aufgezeichnet werden.
  • Plane eine Anlaufzeit ein. Bei Krone GT waren anfangs viele Anrufer unsicher. Bei Corona Solar klappt die Zuordnung der Anrufe laut Geschäftsführerin noch nicht immer, wird aber von Woche zu Woche besser.
  • Behalte die Kontrolle. Lies die Gesprächsnotizen regelmäßig nach. Bei der Hans Schramm GmbH können die Mitarbeitenden jederzeit in die Gespräche schauen.

So fängst du an

Allgemeine Schritte für den Einstieg, keine Anleitung eines bestimmten Betriebs.

  1. Notiere die 5–10 Fragen, die bei dir am häufigsten am Telefon kommen (z. B. Öffnungszeiten, Terminwünsche, Notfälle).
  2. Lege fest, was die KI aufnehmen soll (Name, Rückrufnummer, Anliegen, Adresse) und wohin die Info geht (E-Mail, SMS, Handy).
  3. Teste einen KI-Telefonassistenten mit einer Testnummer und rufe selbst mehrmals mit typischen Anliegen an.
  4. Definiere Notfälle, bei denen direkt ein Mensch verbunden wird.
  5. Informiere Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen.

Beispiel-Prompt zum Anpassen

Du bist die Telefonassistenz meines Handwerksbetriebs ([Gewerk], [Ort]). Begrüße freundlich, beantworte nur diese Fragen: [Liste]. Nimm bei allem anderen Name, Rückrufnummer und Anliegen auf. Bei diesen Notfall-Begriffen sofort weiterleiten: [Liste].

Neben dem Telefon kostet oft auch der Schreibkram Zeit. Im KI-Starterpaket findest du 50 fertige Prompts für Angebote, Kundenmails, Reklamationen, Mahnungen und mehr. Zum KI-Starterpaket →

Praxisfälle: KI am Telefon

NeuTelefonSHK / Heizung🤖 Placetel AI (KI-Telefonassistent)

SHK-Betrieb mit 400 Anrufen am Tag: KI übernimmt das erste Gespräch

Beim Berliner SHK-Betrieb Krone GT gehen täglich mehr als 400 Anrufe ein, meist von Mietern, die einen Schaden melden. Heute nimmt ein KI-Telefonassistent von Placetel rund um die Uhr ab und übergibt kompliziertere Fälle an einen Kollegen. Anfangs waren viele Anrufer unsicher, mit der Zeit gewöhnen sich die meisten daran.

KI-Funktion: Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, erfasst das Anliegen, beantwortet häufige Fragen und leitet komplexere Fälle gezielt an Mitarbeiter weiter.

So probierst du es aus →
Quelle: handwerk magazin (Fachpresse)
NeuTelefonSHK / Heizung🤖 KI-Voice-Bot „Paul“ (eigene Entwicklung)

KI-Voice-Bot „Paul“ nimmt über 1.000 Anrufe pro Woche an

Die Hans Schramm GmbH in München (Sanitär, Heizung, Klima, rund 100 Mitarbeitende) bekommt im Schnitt 1.200 Kundenanfragen pro Woche und rund 28.000 Eingangsrechnungen im Jahr. Am Telefon arbeitet der KI-Voice-Bot „Paul“, entwickelt zusammen mit Azubis im ersten Lehrjahr im INQA-Experimentierraum „DigiResHand“. Routineaufgaben wie das Abtippen von Rechnungsdaten übernimmt ebenfalls KI.

KI-Funktion: Der Voice-Bot erfasst das Anliegen, stellt Rückfragen, gleicht Kundendaten ab und leitet an die zuständige Person weiter, etwa für Heizungswartung, Badsanierung oder den Notdienst. Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, und die Mitarbeitenden können jederzeit in die Gespräche schauen.

⏱ Laut Quelle: Bis zu 15 Stunden pro Woche je Mitarbeitendem, weil KI Routineaufgaben wie das Abtippen von Rechnungsdaten übernimmt

So probierst du es aus →
Quelle: INQA – Initiative Neue Qualität der Arbeit (BMAS)
NeuTelefonSHK / Heizung🤖 meiti.ai (KI-Voicemail)

KI-Voicemail fragt die Störung ab, bevor der Monteur zurückruft

Pucher Haustechnik nutzt eine smarte KI-Voicemail, die auch per WhatsApp mit Kunden schreibt. Sie fragt die Störung Schritt für Schritt ab und leitet erste Maßnahmen an, etwa den Hauptwasserhahn abzustellen. Geschäftsführerin Désirée Pucher ist so beim Rückruf schon gut informiert und kann die Mitarbeiter mit dem richtigen Material losschicken.

KI-Funktion: Die KI-Voicemail nimmt Anrufe an, schreibt mit Kunden auch über WhatsApp, erfragt die konkrete Störung, gibt Prüfhinweise und erste Sicherungsmaßnahmen und zeigt den Inhabern Anrufe in Echtzeit an, damit der Notdienst gesichert ist.

So probierst du es aus →
Quelle: ZDH – Unternehmensführung im Handwerk (Best Practice KI)
NeuTelefonSolar & erneuerbare Energien🤖 HalloPetra (KI-Telefonassistent)

KI-Assistentin geht ran, wenn alle Leitungen belegt sind

Bei der Corona Solar GmbH in Hannover (27 Mitarbeitende, erneuerbare Energien) ist das Anrufaufkommen so hoch, dass an manchen Tagen nicht alle Anrufe angenommen werden konnten. Klingelt es mehr als dreimal oder sind alle Leitungen belegt, nimmt jetzt die KI-Assistentin „Petra“ ab. Die Kolleginnen in der Zentrale haben dadurch mehr Zeit für das einzelne Gespräch. Die Zuordnung der Anrufe klappt laut Geschäftsführerin Lotta Röbbel noch nicht immer, wird aber von Woche zu Woche besser.

KI-Funktion: Die Telefon-KI nimmt das Anliegen auf, sortiert Anrufe vor, leitet Notfälle an die Notdienstnummer weiter und antwortet außerhalb der Öffnungszeiten direkt. Das Büro ruft anhand der aufgenommenen Angaben gezielt zurück.

So probierst du es aus →
Quelle: handwerk.com
NeuTelefonTischlerei / Schreinerei🤖 fonio.ai

KI am Telefon übernimmt 80 % der Erstanrufe

Möbelhaus & Schreinerei Müller lässt Fragen nach Öffnungs- und Lieferzeiten von einem KI-Telefonassistenten beantworten, der Anliegen aufnimmt und weiterleitet. Eingerichtet hat der Betrieb das selbst, ohne Agentur und ohne IT-Abteilung.

KI-Funktion: Die KI nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen (Öffnungs-, Lieferzeiten), nimmt Anliegen auf und leitet sie strukturiert weiter.

⏱ Laut Quelle: 30–60 Minuten pro Tag und Person

So probierst du es aus →
Quelle: fonio.ai – Case Study
NeuTelefonMaler🤖 KI-Telefonassistent + KI-Assistent

Zwei KI-Assistenten im Malerbetrieb: „Petra“ und „Fabo“

Der Offenbacher Malerbetrieb von Laszlo Bekö (8 Mitarbeiter, 1 Azubi) setzt seit gut einem Jahr zwei KI-Systeme ein. Auslöser waren Urlaub, umgeleitete Telefone und ein Krankheitsausfall. Laut Bekö läuft seitdem kein Anruf mehr ins Leere.

KI-Funktion: „Petra“ nimmt Anrufe an, fragt nach und schickt die Infos aufs Handy des Chefs. „Fabo“ hilft bei Terminen, bereitet Angebote vor und erstellt Leitfäden für Bewerbungsgespräche.

So probierst du es aus →
Quelle: ki-cases.de (nach Bericht der Deutschen Handwerks Zeitung)
NeuTelefonSHK / Heizung🤖 KI-Sprachassistent (in Entwicklung)

In Arbeit: KI nimmt Anrufe nach Feierabend an

Derselbe Betrieb baut einen Sprachassistenten, der abends und am Wochenende Anrufe annimmt und per E-Mail weiterleitet. Nur bei Notfall-Wörtern wie „Wasser läuft aus der Decke“ wird direkt ein Techniker verbunden.

KI-Funktion: Ein KI-Sprachassistent soll Anrufe nach Feierabend annehmen, per E-Mail weiterleiten und bei Notfall-Wörtern direkt zum Techniker verbinden.

So probierst du es aus →
Quelle: handwerk.com

Häufige Fragen

Was kann ein KI-Telefonassistent im Handwerk?

In unseren Praxisfällen nimmt er Anrufe an, auch nachts und wenn alle Leitungen belegt sind, erfasst das Anliegen, beantwortet Standardfragen wie Öffnungs- und Lieferzeiten, stellt Rückfragen und leitet an die richtige Person weiter. Jeder Fall ist mit Quelle belegt.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Das solltest du ihnen offen sagen. Bei der Hans Schramm GmbH erfahren Anrufer laut Quelle, dass sie mit einer KI sprechen. Beim SHK-Betrieb Krone GT waren anfangs viele Anrufer unsicher, mit der Zeit haben sich die meisten daran gewöhnt.

Was passiert bei einem Notfall?

Das legst du bei der Einrichtung fest. Bei Corona Solar leitet die Telefon-KI Notfälle an die Notdienstnummer weiter. Pucher Haustechnik lässt die KI erste Maßnahmen nennen, etwa den Hauptwasserhahn abzustellen, und bekommt Anrufe in Echtzeit angezeigt.

Ist ein KI-Telefonassistent mit dem Datenschutz vereinbar?

Das hängt vom Anbieter und von deiner Einrichtung ab. Allgemein gilt: Frag nach Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), informiere Anrufer und ergänze deine Datenschutzerklärung. Im Zweifel hilft eine Datenschutzberatung.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Unsere Quellen zu den Telefon-Fällen nennen keine Preise, deshalb nennen wir auch keine. Frag beim Anbieter nach den aktuellen Konditionen und probiere es zuerst mit einer Testnummer aus.

Wie fange ich am besten an?

Schreib die Fragen auf, die bei dir am häufigsten am Telefon kommen, leg fest, was die KI aufnehmen soll und wann ein Mensch übernimmt, und ruf vor dem Start selbst mehrmals mit typischen Anliegen an.

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