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NeuTelefonSHK / Heizung🤖 KI-Voice-Bot „Paul“ (eigene Entwicklung)

KI-Voice-Bot „Paul“ nimmt über 1.000 Anrufe pro Woche an

Die Hans Schramm GmbH in München (Sanitär, Heizung, Klima, rund 100 Mitarbeitende) bekommt im Schnitt 1.200 Kundenanfragen pro Woche und rund 28.000 Eingangsrechnungen im Jahr. Am Telefon arbeitet der KI-Voice-Bot „Paul“, entwickelt zusammen mit Azubis im ersten Lehrjahr im INQA-Experimentierraum „DigiResHand“. Routineaufgaben wie das Abtippen von Rechnungsdaten übernimmt ebenfalls KI.

Was macht die KI-Funktion?

Der Voice-Bot erfasst das Anliegen, stellt Rückfragen, gleicht Kundendaten ab und leitet an die zuständige Person weiter, etwa für Heizungswartung, Badsanierung oder den Notdienst. Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, und die Mitarbeitenden können jederzeit in die Gespräche schauen.

Zeitersparnis laut Quelle

Bis zu 15 Stunden pro Woche je Mitarbeitendem, weil KI Routineaufgaben wie das Abtippen von Rechnungsdaten übernimmt

So probierst du es aus

Allgemeine Schritte für den Einstieg, keine Anleitung des Betriebs aus der Quelle. Gib keine Kundendaten in KI-Tools ein, ohne den Datenschutz zu prüfen.

  1. Notiere die 5–10 Fragen, die bei dir am häufigsten am Telefon kommen (z. B. Öffnungszeiten, Terminwünsche, Notfälle).
  2. Lege fest, was die KI aufnehmen soll (Name, Rückrufnummer, Anliegen, Adresse) und wohin die Info geht (E-Mail, SMS, Handy).
  3. Teste einen KI-Telefonassistenten mit einer Testnummer und rufe selbst mehrmals mit typischen Anliegen an.
  4. Definiere Notfälle, bei denen direkt ein Mensch verbunden wird.
  5. Informiere Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen.

Beispiel-Prompt zum Anpassen

Du bist die Telefonassistenz meines Handwerksbetriebs ([Gewerk], [Ort]). Begrüße freundlich, beantworte nur diese Fragen: [Liste]. Nimm bei allem anderen Name, Rückrufnummer und Anliegen auf. Bei diesen Notfall-Begriffen sofort weiterleiten: [Liste].

Quelle

INQA – Initiative Neue Qualität der Arbeit (BMAS) · veröffentlicht am 16.01.2026
Bei uns aufgenommen am 19.10.2026 · aktualisiert am 19.10.2026

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