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NeuE-Mail & BelegeElektro🤖 Eigene KI-Lösung (Datenblatt-Prüfung)

KI prüft Datenblätter für die Revisionsunterlagen

Der Elektrobetrieb Badenelektra aus Offenburg muss zum Projektabschluss Revisionsunterlagen von vielen Lieferanten einsammeln. In einer sechsmonatigen KI-Werkstatt mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk entstand dafür eine Lösung. „Früher mussten wir alles händisch eingeben und manuell bearbeiten, das hat viel Zeit gekostet. Jetzt hat man alles auf einen Blick da“, sagt Technischer Geschäftsführer Daniel Burgert.

Was macht die KI-Funktion?

Ein automatischer E-Mail-Versand fordert die Datenblätter bei den Lieferanten an. Die KI kontrolliert die eintreffenden Unterlagen, prüft sie auf Korrektheit und legt sie automatisch im Projektordner ab.

Die Quelle nennt keine konkrete Zeitersparnis, deshalb nennen wir hier auch keine.

So probierst du es aus

Allgemeine Schritte für den Einstieg, keine Anleitung des Betriebs aus der Quelle. Gib keine Kundendaten in KI-Tools ein, ohne den Datenschutz zu prüfen.

  1. Schau, welche Belege und E-Mails bei dir regelmäßig liegen bleiben (z. B. Lieferantenrechnungen).
  2. Lege Regeln fest: Woran erkennt man eine Rechnung, wohin soll sie, wer prüft sie?
  3. Teste einen KI-Assistenten, der eingehende Mails erkennt und zusammenfasst, zuerst nur mit Lesezugriff.
  4. Prüfe die Ergebnisse einige Wochen lang, bevor die KI etwas selbstständig verschiebt.

Beispiel-Prompt zum Anpassen

Prüfe diese E-Mail: [Text]. Ist es eine Rechnung? Wenn ja, nenne Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit als Tabelle. Wenn etwas fehlt, schreibe 'fehlt'.

Quelle

IMMITTELSTAND (Pressemitteilung e-masters zur KI-Werkstatt) · veröffentlicht am 14.04.2025
Bei uns aufgenommen am 18.10.2026 · aktualisiert am 18.10.2026

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